Gestionnaire Administratif du Pôle Ressource F/H

  • Direction / Service : Direction Générale Adjointe chargée des Solidarités et de l’Innovation Sociale / Pôle Ressources
  • Cadre de travail : Cadre d’emploi des Rédacteurs ou Adjoints administratifs (Catégorie B ou C - Filière Administrative)
  • Filière : B, C
  • Administratif
  • Evry-Courcouronnes
  • Temps de travail : Temps complet
Mission :

Sous la responsabilité du Responsable du Pôle Ressources, il assure des missions administratives au sein du Pôle. Il est polyvalent et garant du respect et de la mise à jour des procédures internes au sein du Pôle Ressources.

 

Définition des activités communes:

  • Suivre les fiches projets et fiches actions
  • Gérer et le suivi des demandes (support de communication, E-Atal/Isilog…)
  • Gérer les conventions de mise à disposition de locaux
  • Gérer l’administratif des commissions permanentes
  • Suivre les courriers de notification de subvention
  • Gérer et suivre les fournitures de bureau
  • Gérer et suivre les congés (AGILTIME)
  • Définition des activités spécifiques (Courrier/Accueil):
  • Gérer le courrier : orienter/affecter les courriers, assurer la clôture et le suivi de clôture des courriers affectés au secteur concerné, contrôler la régularité des clôtures et du respect des délais de traitement
  • Mettre à jour le paramétrage fonctionnel de l’outil (MAARCH courrier)  en lien avec le service courrier
  • Accueil : Etre le point de contact du Service Accueil pour toute problématique intéressant l’accueil du secteur concerné
  • Transmettre au Service Accueil toute information susceptible d’impacter l’accueil physique et téléphonique dans le secteur concerné (sous effectif, réunion d’équipe…)
  • Veiller à la mise en œuvre de la procédure de l’agenda partagé dans son secteur
  • Contribuer à l’élaboration fonctionnelle et à la mise à jour des schémas du secteur concerné (modification d’organisation/nouvel utilisateur)
  • Contrôler la bonne mise en œuvre du schéma défini dans une logique de qualité de l’accueil

Connaissances et aptitudes particulières :

  • Posséder une formation de type BEP / BAC PRO et une expérience significative sur une fonction similaire
  • Savoir travailler avec rigueur, organisation, réactivité et polyvalence
  • Savoir faire preuve d’initiatives, de disponibilité et d’autonomie
  • Posséder des aptitudes au travail en équipe
  • Savoir identifier les urgences et importances des sujets et dossiers
  • Savoir relayer les informations de manière ascendante et descendante
  • Posséder d’importantes qualités relationnelles et communicationnelles
  • Maîtriser les différentes formes de rédaction administrative et les techniques de classement
  • Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et logiciels métiers (E-ATAL)

 

Contraintes particulières :

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Envoyez votre CV, lettre de motivation ou tout autres documents (sélectionnez plusieurs fichiers dans la boite de dialogue qui va apparaître). 8Mo maximum par fichier.